Unternehmensweite Synergien im Einkauf durch Change-Management

Der Auftraggeber

Die deutsche Tochter eines nordamerikanischen Konzerns agierte als strategische Managementholding für mehrere eigenständig geführte Gesellschaften in der DACH-Region. Als das Unternehmen im Bereich Metallverarbeitung und -recycling in eine wirtschaftlich schwierige Situation geriet, beschloss das Management, ergebniswirksame Synergien zwischen den beteiligten Unternehmen zu realisieren.

Da die Verkaufspreise im Wesentlichen von den globalen Rohstoffmärkten bestimmt wurden und alle Unternehmen hohe Materialkostenquoten zu verzeichnen hatten, fokussierte sich die Geschäftsführung im ersten Schritt auf Maßnahmen zur Optimierung des Einkaufs.

Die Herausforderungen

Die dezentralen Organisationsstrukturen mit hoher Autonomie für die jeweiligen Gesellschaften waren historisch gewachsen und seit Jahrzehnten gelebte Praxis. Die Bereitschaft, Informationen zu teilen und Kompetenzen zentral zu bündeln, war in den operativen Gesellschaften kaum vorhanden, denn es wurde befürchtet, dass mit dem Projekt Freiheitsgrade eingeschränkt und Arbeitsplätze abgebaut würden.

Erschwert wurde das Vorhaben durch die große Heterogenität von Begriffsdefinitionen, Prozessen und Infrastruktur. So gab es beispielsweise weder ein durchgängiges ERP-System, noch einheitliche Warengruppen oder Einkaufsprozesse.

Die deutsche Managementholding war sehr schlank aufgestellt und verfügte weder über die notwendigen Ressourcen, noch über das erforderliche Einkaufs-Know-how, um die angestrebten Synergien im Einkauf zu realisieren.

Die Lösung

Vor diesem Hintergrund wurde ein erfahrender Interim Manager engagiert, der neben umfangreichen Erfahrungen als strategischer und operativer Einkäufer auch über ausgeprägte Change-Management-Kompetenzen verfügte.

Dieser führte zunächst eine Bestandsaufnahme durch, identifizierte Stärken und Schwächen, Chancen und Risiken. Darauf aufbauend wurden Maßnahmen definiert, nach Ergebniswirksamkeit, Investitionsbedarf, Umsetzungsgeschwindigkeit und -risiken bewertet und priorisiert. Besonders wichtig war dabei die umfassende Einbindung der dezentralen Geschäftsführungen und Einkaufsabteilungen, um Transparenz und Akzeptanz zu schaffen.

Nachdem sich in einem moderierten, ganztägigen Workshop die gesamte Führungsmannschaft zu den Zielen und Maßnahmen verpflichtet hatten, wurden die priorisierten Aktivitäten unter Führung und Koordination des Interim Managers durch Mitarbeiter des Unternehmens bearbeitet und umgesetzt.

Das Ergebnis

Wesentliche Grundlage für die erreichten Erfolge war die Schaffung von Transparenz durch Einführung einheitlicher Begriffsdefinitionen, Prozesse und Warengruppen sowie ein Teilen von Informationen zu Lieferanten. Dies ermöglichte in kürzester Zeit, Bestellmengen zu bündeln und den Wettbewerbsdruck zwischen Lieferanten deutlich zu erhöhen. Dieser zusätzliche Wettbewerbsdruck resultierte nicht nur in besseren Einkaufspreisen und Zahlungskonditionen, sondern auch in höherer Qualität der zugelieferten Produkte.

Mitarbeiter im Einkauf erhielten gezielte Weiterbildungen zu den eigenen Produkten und Produktionsschritten, sowie in Verhandlungsführung. Eine verbesserte Koordination zwischen Vertrieb, Einkauf und Produktion des Unternehmens ermöglichten verlässlichere Bedarfsplanungen, die zu geringerer Lagerhaltung und Sonderkosten, z.B. für Spot-Käufe und Sonderfrachten, führten.

Das Projekt wurde im geplanten Zeitraum umgesetzt und verschaffte dem Unternehmen einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil gegenüber seinen Mitbewerbern.