Interim CFO: erfolgreiche Prozessoptimierung eines rasch wachsenden deutschen Start-ups im IT-Service-Sektor

Der Auftraggeber

Unser Klient ist ein deutsches Start-up-Unternehmen, das in 2016 gegründet worden war. Seit der Gründung sah sich die Firma weltweit mit einem enormen Wachstum konfrontiert, das sich insbesondere ab 2020 aufgrund der Covid19-Pandemie durch den stark gestiegenen Bedarf an Software-Lösungen für Home Office-Arbeitsplätze verstärkte.

Mit anerkannten internationalen Investoren im Hintergrund hatte das Unternehmen gerade erst das gesamte C-Level-Management neu aufgestellt – das Start-up verzeichnete ein Wachstum von mehr als 100 % YoY im Hinblick auf Neuverträge, i. e. um mehr als 40 Mio EUR. Zusätzlich kamen weltweit – in Deutschland, USA, Hongkong, China – mehr als 250 Vollzeitarbeitsplätze hinzu.

Die Herausforderungen

Der Interim CFO musste seine Aufgabe kurzfristig und ohne Übergabe übernehmen, nachdem der bisherige Stelleninhaber die Position zunächst für einen Sabbatical pausierte. Zusätzlich hatte dieser sich entschieden, an das Sabbatical eine Elternzeit anzuschließen.

Aus Zeitmangel konnte keine strukturierte Übergabe durch den bisherigen CFO stattfinden und innerhalb des Unternehmens gab es keinen implementierten Übergabeprozess für einen Nachfolger für diese Position.

Das bestehende Management des schnell wachsenden Start-up entschied sich, die gesamte Organisation mehr strategisch auszurichten und implementierte dafür ein ERP system – ohne allerdings im Vorhin zu realisieren, dass vor der Implementierung eine Vorbereitung sowohl auf Seite der einzelnen Teams als auch im Hinblick auf die gesamten Prozesse notwendig gewesen wäre.

Demnach musste der Interim Executive sehr kurzfristig das Funktionieren des Finanzbereiches sicherstellen, was die Anleitung von acht Junior Finance Managern – überwiegend Berufsanfänger – einschloss. Diese waren als Einsteiger im Berufsleben wenig versiert im Tagesgeschäft und benötigten enge Begleitung durch den Interim CFO.

Die Lösung

Durch den Einsatz eines erfahrenen „Hands-on-CFO“, der einerseits umfangreiche Kenntnisse im Aufbau von Start-Ups nachweisen konnte und gleichzeitig mit der Implementierung von ERP in diesem Umfeld vertraut war, konnten die kritischen Punkte - vor allem Prozesse im ERP und Reporting - stabilisiert werden.

Im Hinblick auf die Geschäftsprozesse wurde eine Schritt-für-Schritt-Lösung erarbeitet:

• Sicherstellung, dass neue und verlängerte Verträge korrekt in ERP abgebildet werden können
• Sicherstellung, dass der neue Zahlungsdienstleister korrekt integriert wird
• Analyse der Überfälligkeiten, die noch aus dem alten System stammten, um für den Umgang mit diesen Lösungen zu erarbeiten und gleichzeitig Vorsorge zu treffen, um einen künftigen Anstieg solcher Überfälligkeiten zu vermeiden
• Zusammenarbeit mit externen Prüfern, um die Zahlen für 2021 fertigzustellen
• Analyse und Optimierung der Prozesse im neuen ERP System mit externer Unterstützung und gemeinsam mit dem Projektimplementierungsteam
• Überzeugungsarbeit hinsichtlich des Management Team, dass das ERP System nicht "nur" ein Finanzwerkzeug ist, sondern dass die abgebildeten Prozesse alle Geschäftsbereiche betreffen - einschließlich Vertrieb und Marketing.

Das Ergebnis

Nach fünf Monaten intensiver praktischer Arbeit sind die ERP-Prozesse stabilisiert und allen bekannt. Die Teams in Vertrieb und Betrieb sind in die ERP-Prozesse ebenfalls integriert. Darüber hinaus können neue Produkte im ERP-System implementiert werden.

Die Überzeugungsarbeit ist gelungen: das Management und die Gesellschafter sind sich der Auswirkungen der Arbeitsabläufe auf das ERP-System bewusst - eine neue Struktur für den Betrieb einschließlich der Auftragsverwaltung wird eingerichtet. Der neue permanente CFO kann sich dadurch zusammen mit seinem gesamten Team des Finanzbereichs auf die klassischen CFO-Funktionen wie Buchhaltung, Wirtschaftsprüfung, Intercompany-Beziehungen und Reporting konzentrieren.