Indirekter Einkauf next level: Neuausrichtung hebt signifikante Potenziale

Der Auftraggeber

Ein internationales, mittelständisches Chemieunternehmen im süddeutschen Raum hatte mit zwei Herausforderungen zu kämpfen: Der eingeschränkten Verfügbarkeit von Rohstoffen einschließlich Verpackungen für den Verkauf, sowie der Verfügbarkeit von indirektem Material, Dienstleistungen - vor allem für Maintenance, Repair und Operations (MRO) - und damit verbundenen extremen Preissteigerungen.

Damit richtete sich der Fokus der vorhandenen Einkaufsorganisation vorwiegend auf die Sicherstellung der Versorgung im Rohstoff- und Verpackungsbereich, ohne kommerzielle Aspekte zu berücksichtigen. Deshalb wurde ein branchenerfahrener Interim Manager engagiert mit dem Ziel, speziell im indirekten Einkauf Verbesserungen zu identifizieren und nachhaltig umzusetzen.

Die Management Aufgabe

Zunächst wurde in Zusammenarbeit mit einer Unternehmensberatung eine Ausgaben-Analyse angestrebt und versucht, über eine Zuordnung von in SAP enthaltenen Positionen zusammenhängende Ausgabenblöcke zu bestimmen. Dies war erfolgreich für Rohstoffe und Verpackungen, so dass auf dieser Basis potenzielle neue Lieferanten identifiziert und Ausschreibungen eingeleitet werden konnten.

Beim indirekten Material und den Dienstleistungen war der Ansatz aufgrund der Komplexität und der Zersplitterung der einzelnen Ausgaben in Zusammenarbeit mit der Beratung nicht erfolgreich, lediglich wenige Warengruppen wurden identifiziert und über Ausschreibungen sowie Verhandlungen verbesserte Konditionen erzielt.

Daraus ergab sich die Herausforderung, speziell für die MRO-Ausgaben Maßnahmen zu entwickeln, die sowohl die Versorgung als auch wettbewerbsfähige Preise sicherstellten.

Die Lösung

Vor diesem Hintergrund erarbeiten der Interim Manager und das Einkaufsteam die folgenden Maßnahmen:

• Schaffung von Transparenz über Lieferanten, Leistungen, Preise, Verträge und Prozesse durch eine Analyse der Ausgaben im Bereich MRO. Das ermöglichte u.a. einen Vergleich der Leistungen und der damit verbundenen Kosten,
• Schaffung von Transparenz über bestehende Anforderungen im MRO-Bereich, Auswahlprozesse von Lieferanten und geplante Ausgaben durch das Etablieren von Kontakten zu allen intern mit den MRO-Ausgaben befassten Funktionen (bes. Einkauf, technische Fachfunktionen). Dabei auch Abstimmung über die Ergebnisse aus der zuvor erwähnten Ausgabenanalyse,
• Schaffung von Transparenz über vorhandene Verträge mit Lieferanten und deren Auswahlprozess sowie die individuelle Beauftragung.
   

Das Ergebnis

Analysen und intensive Abstimmungen mit den Fachfunktionen führten zuzahlreichen Maßnahmen sowie deren Anwendung in den Prozessen, darunter:

• Ausschreibung und Verhandlung von Leistungspaketen für Rahmenverträge mit einer jeweils vereinbarten Preisstruktur,
• Verhandlung von Einzelleistungen auf Basis transparenter Angebote,
• Schaffung von Ausschreibungsstrukturen, um vergleichbare Angebote zu erhalten,
• Entwicklung eines Standard-Rahmenvertragsformates, um die eigene rechtliche Verhandlungsposition zu stärken,
• Vereinfachter Beschaffungsprozess.

So konnten Kostenreduzierungen im zweistelligen Prozentbereich erzielt werden, beispielsweise bei Gabelstaplern, Engineering Dienstleistern und Flaschengas. Durch das Etablieren von Katalogen für wiederkehrende Bedarfe sowie die Bündelung aller nicht herstellergebundenen technischen Teile wurden nicht nur die Materialkosten gesenkt, sondern auch interne Prozesse erheblich vereinfacht und interne Beschaffungskosten nachhaltig stark reduziert.